Im Notfall lebensrettend – So nutzen Sie die elektronische Patientenakte (ePA)
Schnellere Behandlung im Notfall, bessere Beratung und höhere Therapietreue: Das sind nur einige Vorteile der elektronischen Patientenakte (ePA). Wie können gesetzlich Versicherte sie aktiv nutzen?
Digital, greifbar, ungenutzt
Die elektronische Patientenakte (ePA) soll einen Beitrag zur Digitalisierung im Gesundheitswesen leisten. Sie wurde im Januar 2025 eingeführt und ist seit 1. Oktober 2025 für Ärztinnen und Ärzte verpflichtend. Die Hoffnung besteht darin, nicht nur die Papierberge an Befunden zu reduzieren, sondern auch eine vernetzte medizinische Versorgung zu ermöglichen, die Verwaltung von Gesundheitsdaten zu verbessern und dadurch zu einer schnelleren und gezielteren Behandlung zu führen. Dies ist jedoch nur dann möglich, wenn die ePA aktiv genutzt wird.
Was bedeutet aktive Nutzung? Unter aktiver Nutzung versteht man eine Form der Datenpflege, die von unterschiedlichen Parteien durchgeführt wird. Dazu gehören:
- das Anlegen der ePA durch Arztpraxen und andere medizinische Einrichtungen,
- die Erstellung einer GesundheitsID,
- die Anmeldung in der ePA durch die Versicherten,
- das Hoch- und Herunterladen medizinischer Daten sowie das Abrufen der bereitgestellten Dateien sowohl durch die Versicherten als auch durch die medizinischen Einrichtungen.
Letzteres umfasst die Verwaltung und das Management medizinischer Daten, die nicht mehr nur in den Händen der medizinischen Einrichtungen liegen, sondern auch jeder einzelnen Person zur Einsicht, Pflege und Verwaltung überlassen sind.
Eine gut gepflegte elektronische Patientenakte (ePA) kann eine bessere medizinische Behandlung und Pflege ermöglichen. | Foto: peopleimages.com – adobestock.com
Laut der Fachpresse nutzen die Versicherten der gesetzlichen Krankenkassen die ePA bislang nur wenig. Dies bedeutet jedoch nicht, dass die ePA keinen Mehrwert bietet oder dass ihre Weiterentwicklung stagniert. Im Gegenteil: Seit der verpflichtenden Nutzung für Ärztinnen und Ärzte ab dem 1. Oktober 2025 ist die Nutzung der ePA deutlich gestiegen.
Während die Nutzung der ePA für Leistungserbringer verpflichtend ist, bleibt es den Versicherten überlassen, ob und in welchem Umfang sie sich beteiligen möchten. Doch warum sollten Versicherte den Aufwand betreiben, ihre Daten selbst zu verwalten? Und wie lässt sich die ePA als passive Datensammlung vom aktiven Datenmanagement unterscheiden?
Eigene Daten verwalten
Im Notfall lebensrettend
Wie wichtig der aktuelle Stand der medizinischen Dokumentation ist, zeigt sich bei Notfällen, wie beispielsweise einem Unfall: Wenn Sie unter Schock stehen und dringend ins Krankenhaus gebracht werden müssen, ohne der Notärztin Ihre Krankheitsgeschichte mitteilen zu können, wird Ihre ePA für die Behandlung entscheidend sein. Dies gilt beispielsweise auch in Situationen, in denen sie für Kinder anderer Eltern verantwortlich sind, wie auf Gruppen- oder Klassenfahrten und Ausflügen. Es ist beruhigend, dass im Fall der Fälle die Notärztin die Krankengeschichte auslesen und eine gute Entscheidung treffen kann.
Medizinische Fachkräfte benötigen für eine zielgerichtete Behandlung Einsicht in Ihre Krankenakte, insbesondere zu Vorerkrankungen und Medikamenten. Das Auslesen der Versichertenkarte schafft Klarheit. Deshalb ist es wichtig, dass die Daten aktuell sind.
Ein erfolgreiches Datenmanagement setzt eine Anmeldung in der ePA-App Ihrer Krankenkasse voraus (eine Übersicht über die Apps finden sie hier). Bei der ersten Anmeldung sind mehrere Schritte zu beachten, um den Identifizierungsprozess durchzuführen. Die Identifizierung ist ein wesentliches Sicherheitsmerkmal, das die eindeutige Zuordnung zu einer Person ermöglicht. Deshalb ist bei der ersten Anmeldung mit einem größeren Aufwand zu rechnen.
Registrierung und Anmeldung
Viele Wege führen zur ePA
Nach dem Herunterladen der App ist der Identifizierungsprozess verpflichtend. Die Identifizierung erfolgt unterschiedlich, wobei Sie in der Regel zwischen vier Optionen wählen können:
- digitale Identifizierung anhand des Personalausweises mit der Online-Ausweisfunktion und der dazugehörigen PIN,
- Identifizierung über die elektronische Gesundheitskarte und eine von der Krankenkasse zugesandte PIN,
- persönlicher Besuch in einer Geschäftsstelle Ihrer Krankenkasse mit dem Personalausweis sowie
- Identifizierung über das PostIdent-Verfahren durch einen persönlichen Besuch bei der Post mit dem Personalausweis.
Die Anmeldeschritte und die damit verbundenen Anweisungen variieren von Krankenkasse zu Krankenkasse. Die Anleitungen für die meisten Krankenkassen-Apps sind hier nachzuschlagen. Die Unterschiede zwischen den Apps beziehen sich vor allem auf Design und Benutzeroberfläche, nicht aber auf die Kernfunktionen der ePA.
Die folgenden Beispiele verdeutlichen die Unterschiede zwischen den aufgeführten Möglichkeiten:
Beispiel 1: NFC-kompatibles Smartphone und Ausweis mit Online-Funktion
Wenn Sie über ein NFC-kompatibles Smartphone sowie einen Ausweis mit Online-Funktion verfügen, können Sie das Anmeldeverfahren vollständig digital durchführen. Mit Ihrem Ausweis können Sie sich sicher im Internet ausweisen und Ihre Behördengänge elektronisch erledigen. Um digitalisierte Verwaltungsdienstleistungen nutzen zu können, benötigen Sie neben Ihrem Ausweis die zugehörige PIN sowie ein NFC-fähiges Smartphone oder ein Kartenlesegerät.
Für die Nutzung der ePA müssen Sie die von Ihrer Krankenkasse bereitgestellte App herunterladen und den Identifizierungsprozess starten. Die Krankenkassen stellen die notwendigen Anweisungen zur Verfügung, sodass Sie alle Vorbereitungen für das Identifizierungsverfahren bereits im Voraus treffen können. Im digitalen Anmeldeverfahren gehört auch die PIN Ihres Ausweises mit Online-Funktion zu den Identifizierungsanforderungen. Diese sollte bereitgehalten werden, um die erste Anmeldung zu beschleunigen. Nach dem Herunterladen der ePA-App folgen Sie den Schritt-für-Schritt-Anweisungen in der App, um das Identifizierungsverfahren erfolgreich abzuschließen. Kurz danach können Sie Ihre ePA nutzen.
Beispiel 2: NFC-kompatibles Smartphone und kein Ausweis mit Online-Funktion
Wenn Sie ein NFC-kompatibles Smartphone besitzen, aber keinen Ausweis mit Online-Funktion, kann für das Identifizierungsverfahren auch ein Vor-Ort-Besuch in einer Filiale Ihrer Krankenkasse vereinbart werden. Nachdem Sie die App auf Ihr Smartphone heruntergeladen und einen Termin bei Ihrer Krankenkasse vereinbart haben, können Sie sich vor Ort mit ihrem Ausweisdokument identifizieren. Nach erfolgreicher Identitätsprüfung erhalten Sie eine PIN, die Sie für den weiteren Ablauf benötigen.
Im nächsten Schritt nutzen Sie die von der Krankenkasse zugesandte PIN in Kombination mit Ihrem Smartphone, um das Identifizierungsverfahren abzuschließen. Dies erfolgt durch das Auslesen Ihrer Gesundheitskarte mithilfe eines NFC-kompatiblen Smartphones und die Bestätigung des Verfahrens mit der zugesandten PIN.
Diese Möglichkeit nimmt etwas mehr Zeit in Anspruch, da ein Besuch bei der Krankenkasse erforderlich ist. Da nicht jede Person über einen deutschen Ausweis oder eine eID-Karte mit Online-Funktion verfügt, ist dieses Identifizierungsverfahren auch für Bürgerinnen und Bürger aus Drittländern mit einer gültigen Gesundheitskarte und einem NFC-kompatiblen Smartphone geeignet.
Beispiel 3: Kein NFC-kompatibles Smartphone und kein Ausweis mit Online-Funktion
In dem Fall, dass Sie kein NFC-kompatibles Smartphone besitzen, können Sie stattdessen Ihren Computer oder Laptop verwenden. Der Ausweis mit Online-Funktion kann – wie bereits im vorherigen Beispiel dargestellt – durch eine Vor-Ort-Prüfung bei der Krankenkasse ersetzt werden.
Zu den Identifizierungsanforderungen gehört in diesem Beispiel auch ein Kartenlesegerät. Dieses muss an den Computer angeschlossen werden, da es später zum Auslesen der Gesundheitskarte verwendet wird. Außerdem muss die ePA-App als Desktopanwendung heruntergeladen und installiert werden. Wenn diese Vorbereitungen abgeschlossen sind, erfolgt die Vor-Ort-Identitätsprüfung bei der Krankenkasse.
Wie im Beispiel 2 ist für die Vor-Ort-Identitätsprüfung ein Termin bei der Krankenkasse erforderlich. Dort müssen Sie Ihren Ausweis vorlegen, damit Sie eindeutig identifiziert werden können. Nach der Zusendung der PIN erfolgt der nächste Schritt über das angeschlossene Kartenlesegerät und die Desktopanwendung Ihrer ePA-App am Computer. Dies erfolgt durch das Auslesen der Gesundheitskarte und die Bestätigung mit der zugesandten PIN.
Das Einrichten der ePA mithilfe des Kartenlesegeräts erfordert eine sorgfältige Vorbereitung, insbesondere bei der Anschaffung der benötigten Hardware. Wie bei den anderen Verfahrensoptionen kann Ihnen Ihre Krankenkasse beratend zur Seite stehen und die notwendigen Anleitungen für das Einrichten bereitstellen.
Beispiel 4: Keine Filiale der Krankenkasse in der Nähe
Das PostIdent-Verfahren eignet sich für alle Versicherten, die ein NFC-kompatibles Smartphone oder einen Computer mit Kartenlesegerät besitzen – aber keinen Ausweis mit Online-Funktion. Es ersetzt die Vor-Ort-Prüfung Ihrer Identität bei der Krankenkasse, indem die Identifizierung durch eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter der Deutschen Post durchgeführt wird. Dieses Verfahren eignet sich besonders bei langen Anfahrtswegen zur Krankenkasse.
Um das PostIdent-Verfahren nutzen zu können, müssen Sie die Voraussetzungen zunächst mit Ihrer Krankenkasse klären. Falls diese das PostIdent-Verfahren anbietet, erhalten Sie einen PostIdent-Coupon oder einen QR-Code per Post oder E-Mail. Dieser enthält alle Daten, die die Post für die Identifizierung benötigt. Mit diesem Coupon oder QR-Code und Ihrem Ausweisdokument können Sie sich in der nächstgelegenen Postfiliale identifizieren lassen. Nach erfolgreicher Identitätsprüfung übermittelt die Deutsche Post die Bestätigung Ihrer Identität an Ihre Krankenkasse.
Im nächsten Schritt erhalten Sie die PIN von Ihrer Krankenkasse und können diese für die Bestätigung in Kombination mit Ihrer Gesundheitskarte in der ePA-App verwenden. Dies erfolgt durch das Auslesen der Gesundheitskarte über ein Smartphone oder Kartenlesegerät.
Sollte an Ihrem Wohnort keine Postfiliale vorhanden sein, können Sie sich bei Ihrer Krankenkasse über das VideoIdent-Verfahren informieren. Die Option, sich über das VideoIdent-Verfahren identifizieren zu können, ist jedoch noch nicht flächendeckend verfügbar und muss mit Ihrer Krankenkasse besprochen werden.
Beispiel 5: Verwaltung durch Sorgeberechtigte oder vertraute Person
Da die elektronische Patientenakte automatisch für alle gesetzlich versicherten Bürgerinnen und Bürger in Deutschland angelegt wird, erhalten auch Kinder ihre eigene ePA. Die Verwaltung der ePA für minderjährige Kinder bis zum vollendeten 16. Lebensjahr obliegt den Eltern bzw. Sorgeberechtigten. Das bedeutet, dass Eltern und Sorgeberechtigte entscheiden können, ob ihre Kinder eine elektronische Patientenakte erhalten sollen (über das Opt-out-Verfahren) und, falls ja, in welchem Umfang sie über die medizinischen Daten ihrer Kinder verfügen möchten. Dies gilt bis zum 16. Geburtstag des Kindes. Danach haben die Eltern keinen Zugriff mehr auf die ePA ihres Kindes.
Um die ePA ihrer Kinder verwalten zu können, müssen die Sorgeberechtigten bei der Krankenkasse einen Zugang beantragen. Hierfür müssen Sie einen Nachweis über die Sorgeberechtigung erbringen. Der Zugriff auf die ePA des Kindes wird über die eigene ePA-App der Sorgeberechtigten eingerichtet, in der sie über die Vertretungsfunktion minderjährige Kinder hinzufügen und anschließend auch deren Dokumente verwalten können. Die genaue Umsetzung muss mit der Krankenkasse abgestimmt werden. Da die ePA personenbezogen ist, kann die ePA eines Kindes nicht über dasselbe Nutzerprofil verwaltet werden. Für die Verwaltung mehrerer elektronischer Patientenakten benötigen Eltern daher getrennte Nutzerprofile für jedes Kind. Um die ePA Ihrer Kinder verwalten zu können, wechseln Sie in der ePA-App zwischen verschiedenen Profilen.
Sie übernehmen damit die Funktion der Stellvertretung für Ihre Kinder (bis zum16. Lebensjahr). Danach ändert sich automatisch Ihre Zugangsberechtigung, und Ihre Kinder können ihre elektronische Patientenakte selbstständig verwalten. Die vorhandenen Daten bleiben dabei erhalten.
Für Bürgerinnen und Bürger, die ihre ePA nicht selbst verwalten möchten, aber dennoch Einblick in ihre medizinischen Daten erhalten wollen, besteht zudem die Möglichkeit der Verwaltung durch eine vertraute Person. Dafür müssen Sie dieser Person eine Vollmacht erteilen und gemeinsam mit Ihrer Krankenkasse den Zugriff einrichten lassen.
Beispiel 6: Keine Nutzung der ePA möglich
Falls Sie sich nicht für das Opt-out-Verfahren entschieden haben, können Sie Ihre ePA wie in den zuvor beschriebenen Beispielen nutzen. Voraussetzung dafür ist eine gültige Gesundheitskarte sowie ein NFC-kompatibles Smartphone oder ein Computer mit Kartenlesegerät. Fehlt die erforderliche Hardware-Ausstattung, kann die ePA-App nicht installiert werden, wodurch auch keine Nutzung der elektronischen Patientenakte möglich ist.
Hinweis zur GesundheitsID
Im Rahmen vollständig digitaler Identifizierungsprozesse wird bei der Anmeldung zu digitalen Gesundheitsanwendungen zunehmend die GesundheitsID genutzt. Viele Krankenkassen und App-Anbieter haben ihre ePA-Apps so gestaltet, dass die GesundheitsID als einheitlicher digitaler Zugang dient, da sie Identitäts- und Sicherheitsmerkmale zentral zusammenführt.
Die GesundheitsID ist die digitale Identität im deutschen Gesundheitswesen. Sie enthält grundlegende persönliche Angaben wie Versichertennummer, Name und Geburtsdatum. Ihre Einrichtung setzt eine vorherige, rechtssichere Identitätsprüfung voraus, die z.B. über den Personalausweis mit aktivierter Online-Ausweisfunktion oder die elektronische Gesundheitskarte in Verbindung mit einer PIN erfolgt. Auf Basis dieser einmalig festgestellten Identität wird die GesundheitsID erzeugt.
Die GesundheitsID ist selbst kein Identifizierungsverfahren, sondern dient als Login-Mechanismus für die Anmeldung in der ePA und weiteren digitalen Gesundheitsdiensten. Sie erleichtert die Identifizierung, ersetzt aber nicht die zwingend erforderliche, starke Identitätsprüfung. Nach der Ersteinrichtung können Nutzerinnen und Nutzer für Folgezugriffe auf die ePA komfortablere Verfahren einsetzen – wie Biometrie, App-PIN, Fingerabdruck oder Gesichtserkennung.
Gesundheitsdaten in der ePA-App aktiv managen
Was, wo, wie?
Die elektronische Patientenakte wird überwiegend von medizinischen Einrichtungen befüllt und gepflegt. Dies bedeutet jedoch nicht, dass Sie keinen Einfluss auf ihre medizinische Dokumentation haben.
Was?
Als digitalisierter zentraler Ort zur Aufbewahrung und Verwaltung unterschiedlicher medizinischer Dokumente ermöglicht die ePA den Bürgerinnen und Bürgern eine aktive Mitwirkung beim Management ihrer Gesundheitsdaten. Dazu gehört:
- die Einsicht in die zur Verfügung gestellten Arztbriefe,
- das Hoch- und Herunterladen von Befunden, Berichten, Laborergebnissen und ähnlichen Dokumenten,
- das Einsehen verschriebener Medikamente und deren Pflege in der elektronischen Medikationsliste (eML).
Dadurch erhalten Ärztinnen und Ärzte ein umfassenderes Bild ihres Krankheitsverlaufs und können auf dieser Grundlage bessere Entscheidungen über Therapie und Behandlung treffen.
Wo?
Die ePA-App verfügt über verschiedene Optionen, die stetig erweitert werden. Gleich nach dem Einloggen in die App erscheinen mehrere Kacheln, deren Gestaltung sich je nach Krankenkasse unterscheidet. Beim Anklicken der jeweiligen Kachel öffnet sich der zugehörige Inhalt, beispielsweise ein bestimmter Arztbrief. Nach dem Aufruf dieses Dokuments stehen weitere Verwaltungsfunktionen zur Verfügung, etwa Zugriffseinstellungen, Herunterladen oder Löschen.
Wie?
Die Datensätze mit Befunden, Arztbriefen und Medikationslisten können von Versicherten selbstständig verwaltet werden. Sie können eigenständig:
- entscheiden, welche Daten sie zur Verfügung stellen möchten;
- festlegen, ob bestimmte Daten für alle behandelnden Ärztinnen und Ärzte einsehbar sind oder ob der Zugriff nur ausgewählten Leistungserbringenden gewährt wird;
- bereits vorhandene Dokumente löschen oder neue hinzuzufügen.
Bei der verschriebenen Medikation können die Versicherten eine Übersicht über ihre aktuellen Verordnungen führen.
Mithilfe der ePA können Versicherte ihre Gesundheitsdaten aktiv managen und entscheiden, wer hierauf Zugriff erhalten soll. | Foto: MQ-Illustrations – adobestock.com
Geplante Entwicklungen
Digitale Gesundheitskompetenz trifft Verwaltung
Die Verwaltung der eigenen Gesundheitsdaten erfordert ein erweitertes Verständnis: Digitale Gesundheitskompetenz bedeutet, dass Sie über Wissen, Motivation und Fähigkeiten verfügen, wichtige Informationen rund um Ihre Gesundheit zu finden, zu verstehen, zu bewerten und anzuwenden. So können Sie im Alltag Entscheidungen treffen, die Ihre Gesundheit und Lebensqualität erhalten oder verbessern.
In Zukunft wird digitale Gesundheitskompetenz zunehmend an Bedeutung gewinnen, da sich digitale Anwendungen im Gesundheitswesen stetig weiterentwickeln. Zu den geplanten Weiterentwicklungen der ePA im Jahr 2026 gehören der Ausbau der elektronischen Medikationsliste (eML), die Implementierung des elektronischen Medikationsplans (eMP) sowie die Einbindung rezeptfreier Arzneimittel (OTC-Medikamente).
Die Entwicklung zusätzlicher Anwendungsfelder innerhalb der elektronischen Patientenakte ist etappenweise im sogenannten ePA-Fahrplan dargestellt und wird auf der Website von Digitalisierung in der Praxis (dip) ausführlich erläutert. Die folgende Abbildung bietet eine grobe Übersicht über die kommenden Veränderungen.
Warum es sich lohnt, die eigene ePA zu pflegen
Die Entwicklung der ePA stellt ein Zusammenspiel mehrerer Akteurinnen und Akteure dar: von medizinischen Einrichtungen, Apotheken, versicherten Bürgerinnen und Bürgern. Versicherte haben die Möglichkeit, sich zu beteiligen, indem sie ihre medizinischen Daten aktiv verwalten und die digitalen Abläufe im Gesundheitswesen mitgestalten.
Die Weiterentwicklung der ePA wird voranschreiten – selbst wenn sich Einzelne über das Opt-out-Verfahren gegen ihre ePA entscheiden. Die zentrale Frage, die sich jede und jeder stellen sollte, lautet daher: Möchte ich mich aktiv beteiligen und meine Daten pflegen und verwalten oder ist mir eine passive Rolle lieber? Was bringt mir die aktive Teilnahme?
Die Pflege und Verwaltung der eigenen medizinischen Daten funktioniert wie ein Puzzleteil im Gesamtbild des digitalen Gesundheitsmanagements:
- Aktive Pflege bedeutet zugleich einen aktiven Beitrag, der Ärztinnen und Ärzten helfen kann, Entscheidungen effizienter zu treffen und Behandlungsmöglichkeiten gezielter mit Patientinnen und Patienten zu besprechen.
- Durch das Auslesen der Gesundheitskarte in Apotheken erhalten auch pharmazeutisch-technische Assistentinnen und Assistenten (PTA) Zugriff auf die freigegebenen Daten. Dies eröffnet Patientinnen und Patienten die Möglichkeit, gezielt beraten zu werden und Wissen über ihr Krankheitsbild zu erwerben.
Um all diese Möglichkeiten nutzen zu können, ist ein gewisser Grad an digitaler Gesundheitskompetenz erforderlich. Für den Ausbau der digitalen Gesundheitskompetenz stehen Ihnen Materialien des Projekts „Gesund und digital@LändlicherRaum“ zur Verfügung, die auch ausführliche Informationen zur ePA enthalten. So können Sie Ihre Gesundheit auch digital im Blick behalten und aktiv über Ihre Gesundheitsdaten entscheiden.
Zu den Materialien des Projekts „Gesund und digital@LändlicherRaum“
Apothekerinnen und Apotheker können ihre Kundinnen und Kunden dank der elektronischen Patientenakte gezielter beraten. | Foto: Dan Dalton/KOTO – adobestock.com
Sanja Koren Spieß
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