Häufig gestellte Fragen und Antworten

Hier finden Sie häufig gestellte Fragen und Antworten zur Bekanntmachung des Kultusministeriums zur Verwendung der Finanzhilfen des Bundes gemäß der Zusatz-Verwaltungsvereinbarung „Administration“ DigitalPakt Schule 2019 bis 2024.

Fragen und Antworten

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1. Begriffliche Abgrenzungen

1.1 Wie hängt die Zusatz-Verwaltungsvereinbarung „Administration“ mit dem DigitalPakt Schule zusammen?

Die Zusatz-Verwaltungsvereinbarung „Administration“ ergänzt den DigitalPakt Schule um den Aspekt, dass die Förderung der Weiterbildung und Finanzierung von IT-Administratorinnen und Administratoren für Schulen ermöglicht wird, um die Betreuung und Wartung der im DigitalPakt Schule geförderten Anschaffungen zu sichern. Daher werden durch die Zusatz-Verwaltungsvereinbarung „Administration“ auch ausschließlich jene Administrationsleistungen gefördert, die mit Investitionen des DigitalPakts Schule und seinen Zusatz-Verwaltungsvereinbarungen (Sofortausstattungsprogramm „Endgeräte für Schülerinnen und Schüler“, Sofortprogramm „Leihgeräte für Lehrkräfte“) in unmittelbarer Verbindung stehen.

1.2 Was bedeutet der Begriff Administration?

Administration im Sinne dieser Bekanntmachung umfasst in unmittelbarer Verbindung mit den Investitionen im DigitalPakt Schule die technische Planung, die Installation, die Konfiguration sowie die Pflege der informationstechnischen Infrastruktur und der Endgeräte einer oder mehrerer Schulen (bzw. gemäß 5.3 Landeseinrichtung der Lehrkräftebildung), mit Ausnahme der dortigen Schulverwaltungssysteme, -geräte und -anwendungen. Eingeschlossen ist die Tätigkeit von Operatoren für die Sicherstellung des laufenden Betriebs der Anlagen und Systeme im Förderzeitraum, auch hier mit Ausnahme der Schulverwaltungssysteme, -geräte und -anwendungen.

1.3 Ist mit der „Administration“ auch die Verwaltung gemeint?

Nein. Administration bezieht sich auf die technischen Prozesse bis hin zur konkreten Betreuung von Hardware. Nicht förderfähig sind dabei Tätigkeiten wie beispielsweise die Herausgabe von Geräten, das Einsammeln von Geräten, die Sortierung und das Aufbewahren von Leihvereinbarungen. Auch die Vorarbeiten und die Erstellung von Medienentwicklungsplänen ist Teil der Verwaltung und nicht der technischen Administration, daher ebenfalls nicht förderfähig.

1.4 Wie ist die Administration privat beschaffter Geräte geregelt?

Durch die Zusatz-Verwaltungsvereinbarung „Administration“ werden ausschließlich jene Administrationsleistungen gefördert, die mit Investitionen des DigitalPakts Schule und seinen Zusatz-Verwaltungsvereinbarungen („Sofortausstattungspro-gramm“, „Leihgeräte für Lehrkräfte“) in unmittelbarer Verbindung stehen. Dabei ist nicht gemeint, dass eine Beschaffung in zeitlicher oder inhaltlicher Verbindung steht, sondern dass eine Beschaffung aus den Mitteln jener Programme finanziert wurde. Privat beschaffte Endgeräte werden grundsätzlich nicht durch Schulträger administriert, es sei denn, es gibt Vereinbarungen des Schulträgers mit Eltern oder Lehrkräften im Rahmen der Umsetzung bestimmter Projekte (Bring your own device).

2. Förderberechtigte

2.1 Warum sind Ergänzungsschulen nicht förderberechtigt?

Da das Programm eine Förderberechtigung im DigitalPakt Schule oder im ergänzenden Sofortausstattungsprogramm erfordert, kann sich die Gruppe der hier förderberechtigten Schulen bzw. Schulträger auch nur auf jene Schulen bzw. Schulträger erstrecken, die in den o.g. Programmen förderberechtigt sind.

2.2 Können private Einrichtungen der Lehrkräftefortbildung Mittel beantragen?

Nein. Es sind nur Landeseinrichtungen der Lehrkräftefortbildung zugelassen, da nur diese im Rahmen von Landesmaßnahmen des DigitalPakts Schule förderberechtigt sind.

3. Fördergegenstand Personal und Dienstleistungen

3.1 Wo ist die Grenze zur Ausstattung der Schulverwaltung zu ziehen?

Netzwerkkomponenten dienen häufig in einer Schule sowohl der Verwaltung der Schule als auch dem pädagogischen Netz. Die Administration solcher gemeinsam genutzter Hardware ist förderfähig, wenn der überwiegende Nutzungsanteil im pädagogischen Bereich liegt. Ausgeschlossen von der Förderung der Administration sind z. B. Leistungen für Endgeräte im Sekretariatseinsatz, für digitale schwarze Bretter (Vertretungspläne etc.), Drucker und Kopiergeräte in Schulbüros, Server und Anwendungen für Aufgaben der Schulverwaltung.

3.2 Was bedeutet in „unmittelbarer Verbindung mit den Investitionen im DigitalPakt Schule“?

Die Förderung von Administrationsleistungen ist an Ausstattungsgegenstände geknüpft, die im Rahmen des DigitalPakts Schule inklusive der weiteren Zusatz-Verwaltungsvereinbarungen (Sofortausstattungsprogramm „Endgeräte für Schülerinnen und Schüler“, Sofortprogramm „Leihgeräte für Lehrkräfte“) erworben wurden. So kann die Administration zuvor bereits vorhandener Ausstattungsgegenstände (z. B. ein bereits in der Schule vorhandener Computerraum) nicht gefördert werden. Dort, wo weder Maßnahmen im Rahmen des DigitalPakts Schule umgesetzt werden noch Endgeräte aus dem Sofortausstattungsprogramm sowie dem Sofortprogramm beschafft wurden, können Administrationsleistungen nicht gefördert werden.

3.3 Unter welchen Bedingungen ist bereits längerfristig beschäftigtes schulträgereigenes Personal förderfähig?

Personal eines Schulträgers ist förderfähig, wenn es zusätzliche Administrationsaufgaben übernimmt, die direkt geförderte Investitionen aus dem DigitalPakt Schule bzw. dem Sofortausstattungsprogramm betreffen. Dabei ist unerheblich, ob das Personal extra für solche zusätzlichen Administrationsaufgaben eingestellt wurde, durch Abgabe bisher geleisteter Tätigkeiten jetzt über freie Zeitkapazitäten für die Betreuung von Investitionen des DigitalPakts verfügt oder ob das Personal die Aufgabe als Ersatz für eine wegfallende Aufgabe (z. B. Betreuung zuvor vorhandener analoger Technik) übernimmt.

Nicht förderfähig ist hingegen Personal, welches bereits vor dem DigitalPakt Schule mit Aufgaben der Administration von digitalen Geräten und Strukturen (z. B. Computerraum, Notebookwagen, mobilen Beamern) betraut war, welche immer noch im Einsatz sind bzw. die im Rahmen des DigitalPakts Schule nur erneuert wurden. Hier wäre die Zusätzlichkeit nicht gegeben.

3.4 Inwieweit ist es notwendig, dass Personal und Dienstleister für diesen Zeitraum extra eingestellt bzw. unter Vertrag genommen werden müssen?

Personal zur Administration von in unmittelbarer Verbindung zum DigitalPakt Schule beschaffter Hardware, das bereits im Zusammenhang mit dem DigitalPakt Schule eingestellt worden ist, kann im Förderzeitraum gefördert werden. Ebenso können Dienstleister bereits vor dem Förderzeitraum unter Vertrag gestanden haben.

Personal, welches für vorbereitende Maßnahmen wie die Betreuung der Erstellung von Medienentwicklungsplänen eingestellt wurde, ist hingegen nicht förderfähig.

3.5 Was bedeutet „Zusätzlichkeit“?

Der DigitalPakt Schule und seine Zusatzvereinbarungen haben zum Ziel, die Schulträger bei ihren Aufgaben zu unterstützen. Damit sollen aber nicht Aufgaben bzw. Investitionen übernommen werden, die sowieso vorgesehen bzw. bereits etabliert sind. Beispielsweise hat eine Schule einen Computerraum. Die laufende Wartung dieser Geräte ist nicht förderfähig, da es keine zusätzlich angeschaffte Ausstattung im Rahmen des DigitalPakts Schule ist.

Ein anderes Beispiel: Ein Schulträger hat bereits eine Person angestellt, die schuleigene Endgeräte administriert. Nicht die Investition selbst durch den DigitalPakt Schule z. B. in zusätzliche Geräte löst einen Fördertatbestand aus. Erst mit Schaffung einer entsprechenden Personalressource für die Administration der zusätzlichen Geräte ist die Bedingung erfüllt und dadurch Förderfähigkeit gegeben.

3.6 Unter welchen Bedingungen können Ausgaben für externe Dienstleister gefördert werden?

Die Leistungen eines externen Dienstleisters sind förderfähig, wenn damit zusätzliche Administrationsaufgaben übernommen werden, die direkt geförderte Investitionen aus dem DigitalPakt Schule bzw. dem Sofortausstattungs- und Sofortprogramm betreffen. Dabei ist unerheblich, ob der Dienstleister innerhalb eines bestehenden Rahmenvertrages mit neuen zusätzlichen Aufgaben beauftragt wurde oder ob die Leistungen im Rahmen eines bestehenden Vertrags als Ersatz für eine wegfallende Aufgabe (z. B. Betreuung zuvor vorhandener analoger Technik) erbracht werden.

Nicht förderfähig sind Leistungen, welche bereits vor dem DigitalPakt Schule als Aufgaben der Administration von digitalen Geräten und Strukturen (z. B. Computerraum, mobile Beamer, Notebookwagen) vergeben waren und immer noch im Einsatz befindliche bzw. im Rahmen des DigitalPakts Schule nur erneuerte Geräte und Strukturen betreffen. Hier wäre die Zusätzlichkeit nicht gegeben.

4. Fördergegenstand Qualifizierungsmaßnahmen

4.1 Welche Qualifizierungsmaßnahmen sind förderfähig?

Es sind Fortbildungsangebote förderfähig, die terminiert und zeitlich abgrenzbar sind und deren Fortbildungsqualität gesichert (kompetente Referenten etc.) ist. Ferner muss gewährleitet sein, dass die Fortbildungsteilnahme bescheinigt wird, die Angebote inhaltlich in direktem Zusammenhang zu Tätigkeiten der Administration von Investitionen des DigitalPakts Schule gemäß den Fördertatbeständen stehen sowie dass deren Finanzierung auf Grundlage einer zahlungsbegründenden Unterlage erfolgt.
Grundständige Ausbildungen sind nicht förderfähig.

Es können maximal 10.000 Euro insgesamt je Person eingesetzt werden.

5. Verfahren für Anträge, Nachweise und Rahmenbedingungen der Förderung

5.1 Welche Rolle spielt bei der Umsetzung des Förderprogramms die L-Bank?

Die L-Bank ist zuständig für die Antragsbearbeitung, die Genehmigung, die Auszahlung der Mittel sowie die Überprüfung der Verwendungsnachweise. Anträge können gestellt werden, sobald die Formulare auf der Homepage der L-Bank veröffentlicht sind. Bewilligungen sind laut L-Bank voraussichtlich ab dem 01. April 2021 möglich. Die L-Bank berät ab dann über ihre Hotline auch die Schulträger bei Fragen zur Förderfähigkeit.

5.2 Welche Hilfestellungen für konkrete Einzelfragen gibt es über die Hotline hinaus?

Das Land hat mit dem Bund eine Fördertatbestandliste abgestimmt, die Sie hier finden.

Download Hinweise: Förderfähigkeit Admin (PDF)

5.3 Was bedeutet es, dass Kofinanzierungen Dritter unzulässig sind?

Personen oder Dienstleister, die im Rahmen von anderen Förderprojekten bezuschusst werden, können nicht auch zusätzlich aus dem DigitalPakt Schule oder dessen Zusatzprogrammen für die gleichen Aufgaben gefördert werden. Eine Förderung aus der Zusatz-Verwaltungsvereinbarung „Administration“ kann bis zu 100% der Finanzierung einer Stelle ausmachen.

5.4 Wie wird der Eigenanteil von 10% erbracht?

Der Eigenanteil von 10%, der gemäß der Vereinbarung der Länder mit dem Bund zu erbringen ist, wird in diesem Fall pauschaliert durch das Land erbracht. Schulträger müssen keinen zusätzlichen Eigenanteil erbringen.

5.5 Was ist konkret zu tun, um eine Förderung zu erhalten?

Zuwendungsanträge sind von den Schulträgern bei der L-Bank über das von der L-Bank zur Verfügung gestellte elektronische Verfahren einzureichen.

Im Zuwendungsantrag werden Angaben zur Mitteleinsatzplanung (Kosten- und Zeitplanung inklusive Beginn der zu fördernden Maßnahme), eine Bestätigung über die Verbindung der Maßnahmen zu Investitionen nach der Verwaltungsvereinbarung „DigitalPakt Schule“ sowie weiterer Zusatzvereinbarungen zum DigitalPakt Schule verlangt. Außerdem muss der Antrag Angaben zur Sicherung des langfristigen Administrationsbetriebs und eine Erklärung zu Mitteln aus anderen Fördermaßnahmen enthalten.

5.6 Wie muss die Verwendung der Mittel nachgewiesen werden?

Der Zuwendungsempfänger hat nach Abschluss der Maßnahmen innerhalb von drei Monaten der L-Bank den vereinfachten Verwendungsnachweis vorzulegen. Ein entsprechendes Formular dafür steht auf der Webseite der L-Bank ab 01. April 2021 zur Verfügung. Im vereinfachten Verwendungsnachweis ist zu bestätigen, dass die Zuwendungen zweckentsprechend verwendet wurden und das Vorhaben den der Bewilligung zugrunde gelegten Unterlagen, Bedingungen und Auflagen entsprechend ausgeführt wurde. Gegebenenfalls sind Abweichungen mitzuteilen.

Mit der Genehmigung des Verwendungsnachweises wird die Höhe der tatsächlich entstandenen förderfähigen Kosten festgestellt.

5.7 Wie ist es möglich, eine Abschlagszahlung zu erhalten?

Der Schulträger erhält mit Genehmigung seines Antrags die Möglichkeit bis zu 60% der Fördersumme gegen Belege (z. B. Rechnungen externer Dienstleister, Überblicksbogen Lohnabrechnungen) einmalig abzurufen. Der Restbetrag wird nach Prüfung des vereinfachten Verwendungsnachweises ausbezahlt. Eine monatliche Abrechnung mit der L-Bank z. B. für laufende Personalkosten des Schulträgers ist nicht möglich.

6. Förderzeitraum

6.1 Wie ist der Förderzeitraum festgelegt?

Der Zeitraum einer möglichen Förderung in Baden-Württemberg erstreckt sich über die Jahre 2021 und 2022. Für die Förderfähigkeit der Maßnahmen ist jedoch maßgeblich, dass diese in direkter Verbindung mit dem DigitalPakt Schule 2019 bis 2024 stehen.

6.2 Inwieweit bedeutet „Förderzeitraum“ hier, dass Personal und Dienstleister für diesen Zeitraum extra eingestellt bzw. unter Vertrag genommen werden müssen?

Der Förderzeitraum gibt an, für welchen Zeitraum die Leistungen gemäß den Regelungen förderfähig sind. Personal, das bereits im Zusammenhang mit dem DigitalPakt Schule eingestellt worden ist, kann im Förderzeitraum gefördert werden. Ebenso können Dienstleister bereits vor dem Förderzeitraum unter Vertrag gestanden haben, Anschaffungen des DigitalPakts zu betreuen.

Personal, welches für vorbereitende Maßnahmen wie die Betreuung der Erstellung von Medienentwicklungsplänen eingestellt wurde, ist nicht förderfähig.

6.3 Müssen die Ausgaben für Personal oder externe Dienstleistungen über den gesamten Förderzeitraum gestreckt sein?

Nein. Die zur Verfügung stehenden Mittel können bis zur Höhe der tatsächlichen Personalkosten bzw. Kosten für externe Leistungen im förderfähigen Tätigkeitsbereich auch über einen kürzeren Zeitraum eingesetzt werden. Es ist jedoch sicherzustellen, dass über die gesamte Laufzeit des Programms verlässliche Lösungen für die Schulen zur Verfügung stehen.

6.4 Ab wann sind die Fördergelder abzurufen und was passiert mit nicht abgerufenen Mitteln?

Der frühestmögliche Abrufzeitpunkt ist das Datum des Vorliegens einer Förderzusage, sofern zu diesem Zeitpunkt bereits 60% der Mittel förderfähig verausgabt wurden.

Fördermittel, die bis zum 30.06.2023 bei der L-Bank nicht abgerufen worden sind (maßgeblich ist das Vorliegen des Verwendungsnachweises), werden in einer zweiten Förderrunde durch das Kultusministerium neu verteilt. Das Kultusministerium erlässt hierfür zu gegebener Zeit eine Förderregelung.

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