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27.06.2016 | Gerhard Esser, Simon Kirschner, Benjamin Dorer

Notenverwaltung mit Smartphone und Tablet

Anfang Juli – Wie in jedem Jahr beginnt nun die Zeit, sämtliche Noten, die sich bis dato angesammelt haben, ordentlich zu verarbeiten, um am Ende ein fertiges Zeugnis zu erhalten. Der damit verbundene Stress ist jedem von uns wohl bekannt. Aber – das muss nicht sein!

Digitale mobile Lehrerwerkzeuge

Während in den Schulen Unterrichtsprojekte mit Tablet-PCs in immer größerer Zahl starten, sehen wir kaum Veröffentlichungen, die sich mit Verwaltungswerkzeugen für die Lehrerhand befassen. Um diese Lücke zu schließen, haben wir einige dieser helfenden Werkzeuge unter die Lupe genommen, um Lehrkräften einen Überblick und möglicherweise sogar eine Entscheidungshilfe an die Hand zu geben. Eines vorweg: Alle gesichteten Apps können Ihnen helfen, in Zukunft ohne handschriftliche Listen, Zettel und sonstigen Papierkram durch Ihre tägliche Arbeit zu kommen. 

Vorauswahl

Nach wie vor – und das wird vermutlich in den nächsten Jahren auch so bleiben – teilen sich die Betriebssysteme iOS (Apple), Android und Windows 10 den Markt bei den Tablets. Durch die Entscheidung für ein Betriebssystem (wenn man also bereits ein Tablet besitzt) hat man bereits eine Vorauswahl zu relevanten Apps getroffen. Aber auch, wenn noch kein Gerät da ist, sollte sich jeder zunächst die Frage stellen, was er denn überhaupt alles mit seinem Gerät machen beziehungsweise „verwalten“ möchte. Die jeweiligen Entwickler kommen dieser Überlegung bereits entgegen und bieten ihre Anwendungen in einer Art Baukastensystem an, d.h. es steht das Basisprogramm zur Verfügung; für bestimmte Erweiterungen gibt es Zusatzmodule gegen Aufpreis.

Vielfältige Einsatzmöglichkeiten

Die Kernaufgabe einer solchen Anwendung besteht in der Verwaltung von Noten. Darüber hinaus bieten die Apps (bebilderte) Sitzpläne, Checklisten, Stunden- und Stoffverteilungspläne und Tagebücher. In Letztere anfallende Fehlzeiten, Bemerkungen und Unterrichtsinhalte zu vermerken, drängt sich geradezu auf.

Geschmeidiges Erscheinungsbild

Alle von uns betrachteten Programme überzeugen durch ein übersichtliches Erscheinungsbild, wodurch der erste Start einfach gelingt. Um jedoch möglichst alle Funktionen aufzuspüren und sinnvoll anzuwenden, bleibt oftmals nur der Blick in die Anleitung. Diese stehen erfreulicherweise auf den Internetseiten der Hersteller als PDF-Buch zum Download.

 

Tipp: PDF aufs Tablet laden, parallel anschauen und Programm nutzen.

Wohin mit den Daten?

Auf dem Bildschirm sind die Daten nun zu sehen. Aber wie kommen sie zu Kolleginnen oder Kollegen, wie zeige ich sie einem Schüler, einer Schülerin oder den Eltern? Hier gibt es unterschiedliche Lösungsansätze. Gleich ist allerdings bei allen vorgestellten Programmen, dass eine Gesamtübersicht über die Leistungen und Bemerkungen eines Schülers bequem aufgerufen werden kann. Einige Apps glänzen darüber hinaus durch eine grafische Darstellung der Notenentwicklung. Das ist beim Eltern- oder Schülergespräch oftmals sehr hilfreich. Eine Kollegin oder ein Kollege erhält die Notenliste als Ausdruck im PDF-Format. Außerdem bieten die Apps Schnittstellen für CSV-Dateien an. Dieses Dateiformat ermöglicht die Speicherung und den Austausch einfach strukturierter Daten.

Datensicherheit – Datensicherung

Zwei ganz wichtige Aspekte sind der Umgang mit den wichtigen und den sensiblen Daten. Wie gehen die Hersteller mit dem Thema Sicherheit der Daten um? Hierzu gibt es umfangreiche Informationen auf den Webseiten. Vergleichsweise einfach geht die Sicherung der Daten von Hand: zumeist werden sie schlicht auf den Desktoprechner gezogen, von wo sie im Notfall wieder eingespielt werden können. Aber Achtung – das muss man auch tun! Für die Lehrkraft gibt es wohl kaum eine schlimmere Situation, als wenn ein ganzes Schuljahr plötzlich „weg“ ist. Gut schützen lassen sich die Daten bereits durch die Aktualität des Virenschutzes und Betriebssystems, durch einen guten Passwortschutz (sowohl des Tablets als auch der App), durch Verschlüsselung und durch die Vermeidung ungesicherter beziehungsweise unverschlüsselter Netzwerke und letztlich durch die sichere Aufbewahrung des Tablets.

Drei Apps exemplarisch ausgewählt: TeacherTool, Tapucate und Notenbox

Bildergalerie: Einblick in Teachertool

Checkliste TeacherTool

Elternbriefe, Ausflugskosten, Zeugnisse einsammeln… Zwei Taps – mehr braucht es nicht, um eine Checkliste im TeacherTool zu erstellen.

Notenzentrale

Verknüpfung mit dem Stundenplan (links im Bild). Das TeacherTool öffnet direkt die richtige Klasse. Über die Notenzentrale lässt sich nun mit zwei Taps eine neue Note für den gesamten Kurs anlegen.

Stoffverteilungsplan

Die Eingabe eines Stoffverteilungsplans erfordert einiges an Handarbeit. Die Belohnung dafür ist ein toller Überblick über alle Inhalte, Aufgaben, Fehlzeiten und Bemerkungen des ganzen Schuljahres bzw. Zeitraums.

Journal

Sehr übersichtlich – alles, was im TeacherTool eingetragen wurde, kann als PDF ausgegeben werden. Hier sehen wir einen Ausschnitt aus dem Journal.

Bildergalerie: Einblick in Tapucate

Startbildschirm

Stark auf den einzelnen Schüler ausgerichtet erscheint der Startbildschirm bei Tapucate. Die Übersicht über einzelne Fachnoten hat man hierbei ebenso im Blick, wie sämtliche andere Menüfunktionen.

Detailinformationen über einem Schüler

Über eine einfache Wischgeste gelangt man direkt zu Detailinformationen über einem Schüler. Neben Einzelnoten und zusätzlichen Vermerken erhält man hier einen Blick auf den Leistungsverlauf in grafischer Darstellungsform.

Noteneingabe

Die Eingabe der Noten ist übersichtlich gestaltet. Mit wenigen Taps ist eine neue Serie angelegt.

Sitzplan

Über den frei gestaltbaren Sitzplan können vielfältige Funktionen direkt angesteuert werden.

Bildergalerie: Einblick in Notenbox

Noteneingabe

Übersichtlich, schnell, einfach – so lassen sich Noten bei der Android-/iPad-Version der Notenbox anlegen. Daheim lassen sich alle Daten ganz leicht mit der PC-/Mac-Version synchronisieren.

Schüleransicht

Auf jedes Elterngespräch vorbereitet: Mit einem Tap auf „Schüler“ hat man sofort einen Überblick über Noten, Fehlzeiten oder vergessene Hausaufgaben.

Schüleransicht in Windows

Noch übersichtlicher gelingt dies mit der Desktop Version am PC oder Windows-Tablet.

Noteneingabe bei Windows

Die Noteneingabe kann auch am heimischen PC/Windows Tablet direkt erfolgen.

Sitzplan

Vergessene Hausaufgaben eintragen, Checklisten abhaken oder Notizen hinzufügen geht für den Lehrer mit der Notenbox einfach und schnell. Es genügt ein Doppel-Tap auf den Schüler im Sitzplan.

Und dann...?

Mit allen getesteten Anwendungen gelingen drei ganz wichtige Aufgaben des Lehreralltags erfreulich gut: Die Verwaltung der Noten, der Einsatz von Checklisten und der bequeme Zugang zu sämtlichen  Funktionen. Bereits nach einer kurzen Einarbeitung geht dies leicht von der Hand und es bringt tatsächlich eine Entlastung in den Schulalltag.


Doch über eines sollte sich der fleißige Anwender im Klaren sein: Am Ende des Schuljahres ist doch wieder Handarbeit angesagt. Der Übertrag in ein Zeugnisprogramm bleibt dem Anwender nicht erspart. Denn das sind diese Apps eben nicht: Zeugnisprogramme.


Unterm Strich helfen die hier vorgestellten Anwendungen den Lehreralltag zu meistern. Damit aber auch alles richtig funktioniert, sollte man schon regelmäßig damit arbeiten. Nur so wird man locker genug, um im laufenden Unterricht eine spontane Note oder Bemerkung aufzeichnen zu können, ohne dass währenddessen die Unterrichtssituation entgleitet.

Datenschutz

Wir haben beim Landesdatenschutzbeauftragten Baden-Württemberg nachgefragt, unter welchen Bedingungen Apps datenschutzrechtlich unbedenklich verwendet werden dürfen. Dann haben wir die Lehrertools an Hand der genannten Kriterien überprüft. Im Ergebnis können wir feststellen, dass die Lehrertools nach unserer Auffassung datenschutzrechtlich unbedenklich verwendet werden können – allerdings entbindet diese Prüfung niemanden vor sorgfältigem Umgang mit den Apps. So verstößt natürlich gegen den Datenschutz, wer – obwohl nicht erforderlich – einen Account anlegt.

Unser Fazit

Unsere Überprüfungen haben ergeben, dass die Daten bei allen untersuchten Anwendungen ausschließlich lokal gespeichert und verschlüsselt werden oder werden können. Ein Datenabgleich bzw. eine Datensicherung über das Internet findet nicht statt sofern keine Anmeldung eines Accounts erfolgt. Damit können die Lehrertools nach unserer Auffassung datenschutzrechtlich sicher verwendet werden.

Wie haben wir getestet?

Unsere Ergebnisse beziehen sich zum einen auf eine rein formale Überprüfung der angegebenen Features und deren Funktionalität. Zum anderen, und das ist der wesentliche Punkt, haben wir die drei vorgestellten Apps mitunter schon seit Jahren im täglichen Schuleinsatz. Wir sind sowohl Fach- als auch Klassenlehrer.

Gerhard Esser über Teachertool

Gerhard Esser: „Auf das Teachertool bin ich bereits vor drei Jahren gestoßen, als ich mich erstmals mit einem iPad (1) befasst habe. Schon die Funktion „Checkliste erstellen“ hat mich als Klassenlehrer auf Anhieb begeistert. Im Laufe der Zeit habe ich mich dann immer mehr, unter Zuhilfenahme der hervorragenden Anleitungen, mit der App vertraut gemacht und möchte sie überhaupt nicht mehr missen. In Kombination mit dem Stundenplan weiß die App sofort, in welcher Klasse ich mich gerade befinde und zeigt diese an. Mit zwei Taps habe ich eine neue Notenliste erstellt und kann mir binnen kürzester Zeit Mitarbeitsnoten aller Schüler der Klasse notieren. Fehlende Hausaufgaben kann ich mir zu meiner Info abspeichern, ohne dass davon die Note beeinflusst wird. Meine neueste Entdeckung ist die Implementierung meines Stoffverteilungsplans in das jeweilige Kursbuch. Somit ist dann auch das letzte Stück Papier aus meinen Verwaltungsgeschäften im Schulalltag verschwunden. Eines jedoch lässt mich neidisch auf die Tablets meiner Kollegen schauen: Da das TeacherTool kursorientiert angelegt ist, habe ich keinen Klassenlehrermodus. Habe ich einen Schüler dreimal am Tag in verschiedenen Fächern, muss ich ihn auch dreimal als fehlend eintragen. Seine Noten muss ich mir entsprechend zusammen suchen. Die große Anzahl an Notensystemen mit ihren schier unendlichen Einstellungsmöglichkeiten ist zwar gut gemeint (und letztlich die Reaktion der Entwickler auf die Wünsche der Anwender), überfordert mich aber doch immer wieder. Die Ermittlung der Noten ist nicht immer auf den ersten Blick nachvollziehbar – genau hinschauen! Hin und wieder benutze ich die App auf dem iPhone. Noten gebe ich hier nicht ein, aber für Checklisten z.B. bei Ausflügen ist sie so genial wie einfach – und sie kostet mich keinen Cent mehr.


Mein Fazit: Für Besitzer eines iPad, iPhone oder iPod Touch ist das TeacherTool wohl die erste Wahl. Nicht zuletzt dank der klaren Schritt-für-Schritt-Anleitung kann der Einstieg schnell und reibungslos gelingen. Aber das muss der Anwender auch tun, um den vollen Funktionsumfang auszuschöpfen. Ich empfehle die Installation der Vollversion, da man über kurz oder lang mal jede Funktion nutzen wird. Und nach spätestens zwei Jahren hat sich die Investition längst bezahlt gemacht. Für Klassenlehrer, die gerne auf einen Blick Leistungsstand, Fehlzeiten und Bemerkungen zu einem Schüler in verschiedenen Fächern sehen wollen, ist diese App jedoch nur begrenzt zu empfehlen. Das wird in anderen Apps komfortabler gelöst. Durch die verwendete Verschlüsselung und den Passwortschutz habe ich auch keine Bedenken hinsichtlich der Sicherheit meiner Daten.“

 

„Inzwischen ist eine komplett neue App mit der Bezeichnung TT5 im Appstore erhältlich. Diese muss auch für Besitzer des bisherigen TTs neu erworben werden (27,99€ bzw. TT5one kostenlos). Sichtbare Neuerungen sind für mich die grafische Darstellung der Entwicklung der Schülerleistungen und eine Art Klassenlehrermodus. Im Startbildschirm kann ich durch Wechseln der Ansicht das Gesamtportfolio einzelner Schüler aufrufen. Die Übernahme der Datenbank (en) aus dem „alten“ TeacherTool gelang schnell und reibungslos. Aber noch habe ich bestimmt nicht alles entdeckt…“. 23.06.2015

Simon Kirschner über Tapucate

Simon Kirschner: „Momentan unterrichte ich an einer Grund- und Werkrealschule und setze Tapucate seit ca. drei Jahren ein. Im zweiten  Schuljahr arbeite ich nun bereits vollständig damit: zur Verwaltung der eigenen Klasse aber auch als Fachlehrer. Überzeugt hat mich von Beginn an das Erscheinungsbild und die damit verbundene Übersichtlichkeit. Sehr bald schon habe ich zu schätzen gelernt, dass ich vom einzelnen Schüler jederzeit das vollständige Portfolio überblicken kann, was mir insbesondere als Klassenlehrer sehr hilfreich ist. Dieser Vorzug wurde noch verstärkt, als ich das Erweiterungspaket 1 dazu gekauft habe: mit der Sitzplanfunktion konnte ich nun noch schneller auf Bemerkungen, Fehlzeiten, Checklisten und andere Funktionen zugreifen. Auch bei Elterngesprächen ist die Gesamtübersicht sehr hilfreich; nicht zuletzt wegen der Möglichkeit, den Leistungsverlauf grafisch darstellen zu können. Mit der WLAN-Erweiterung kann ich leicht zwischen meinem Android-Phone und dem Tablet synchronisieren; ich muss also nicht immer das Tablet bei mir haben. Mit dem Erweiterungspaket 2 habe ich jetzt auch einen Stundenplan und Kalender mit an Bord und kann somit auch meine Stoffplanung in die Anwendung integrieren.


Mein Fazit: Wer schwerpunktmäßig als Klassenlehrer tätig ist und den einzelnen Schüler jederzeit umfassend im Blick behalten möchte, erhält mit Tapucate eine echte Hilfe und darüber hinaus ein entlastendes Werkzeug im Umgang mit unseren alltäglichen Verwaltungsaufgaben. Für Android-Nutzer ist Tapucate aktuell mit das beste Werkzeug dieser Art.

Benjamin Dorer über Notenbox

Benjamin Dorer: „Nach Abschluss meiner Ausbildung zum Realschullehrer arbeite ich nun seit 7 Jahren als Fach- und Klassenlehrer an der Immanuel-Kant-Realschule in Leinfelden-Echterdingen. Seit diesem Schuljahr verwende ich im Alltag die Notenbox. Besonders mit der einfachen und übersichtlichen Gestaltung der iPad App, als auch mit der unkomplizierten Eingabe von Noten und dem Erstellen und Verwalten von Checklisten bin ich sehr zufrieden. Daheim lässt sich alles ganz leicht mit der PC Version synchronisieren, sodass beide Versionen stets aktuell sind. Bei Eltern- oder Schülergesprächen kann ich eine Übersicht der jeweiligen Schüler darlegen, die von vergessenen Hausaufgaben und Bemerkungen bis hin zur graphischen Darstellung der Notenentwicklung reicht.  

 

Mein Fazit: Die Notenbox ist gerade für Einsteiger interessant, da die Benutzeroberfläche sehr übersichtlich ist und sich die Anwendung auf die, meiner Meinung nach, wesentlichen Aufgaben wie Notenverwaltung, Checklisten und Sitzplan beschränkt. Auch wer gerne mit einer Anwendung am heimischen PC arbeitet ist bei der Notenbox richtig.“

Was gibt es noch?

Zuvor haben wir nur von uns im Dauertest befindliche Apps aufgelistet. Auf dem Markt befinden sich natürlich noch weitere Hilfsmittel für Lehrer. Nachstehend eine sicher nicht vollständige Aufzählung.

Und wie geht die Entwicklung weiter?

Seit einiger Zeit tauchen immer mehr webbasierte Lösungen auf dem Markt auf. Sie bieten dem Anwender einige Vorzüge gegenüber den bisher vorgestellten Apps: Einfachere Handhabung, bequeme Synchronisation zwischen allen genutzten Geräten, Möglichkeiten der Kollaboration zwischen Klassenlehrer und Fachlehrer, zentrale Pflege der Datensätze bis hin zur Erstellung des Zeugnisses.

 

Wie oben bereits angesprochen ist die Nutzung solcher Lösungen zum jetzigen Zeitpunkt allerdings in Baden-Württemberg datenschutzrechtlich (noch) nicht zulässig.

 

Dennoch – wir werden die Entwicklung weiter im Blick behalten und in Zukunft entsprechend darüber informieren.

Dieser Beitrag ist die aktualisierte Fassung des Artikels „Digitale mobile Lehrerwerkzeuge“ vom August 2015.

Datenschutz, Lehrkräfte, Smartphone / Tablet, Werkstattbericht Tablet & Schule

MS, 07.07.2016 um 17:54
MMhh wenn ich jetzt im Text lese:
"Wie oben bereits angesprochen ist die Nutzung solcher Lösungen zum jetzigen Zeitpunkt allerdings in Baden-Württemberg datenschutzrechtlich (noch) nicht zulässig."
Bin ich etwas irritiert, was ist den nun in BW erlaubt und was nicht?
Diesbezüglich hätte ich mir mehr Klarheit gewünscht.
Kirschner, 07.07.2016 um 18:26
Mit "oben bereits angesprochen" ist der Vermerk beim Thema Datenschutz gemeint, in dem ausdrücklich darauf hingewiesen wird, dass Anwendungen, die einen Account erfordern grundsätzlich nicht zulässig sind.
bral al, 07.07.2016 um 19:05
und wie sieht es aus mit einem Diensttablet oder Smartphone wie es bei guten Unternehmen üblich ist?
Speichere ich Daten von SuS auf meinem Privattablet hat der Dienstherr jederzeit Zugang? Und irgendwie kann ich nicht nachvollziehen, weshalb ich mein Privateigentum verwenden soll. Ich finde, da zieht sich der Arbeitgeber aus der Verantwortung!
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